讓評標(biāo)專家稱贊的投標(biāo)文件怎么做？
發(fā)布時間：
2024-08-25
投標(biāo)最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)就是投標(biāo)文件的編制，在編寫出基本的架構(gòu)結(jié)構(gòu)，并保證沒有遺漏是每個投標(biāo)人的責(zé)任，怎樣編寫才能保證每章節(jié)里面都能寫的很出彩，做到讓評標(biāo)專家眼前一亮，什么樣的方案才能出彩，讓評標(biāo)專家更愿意看你的投標(biāo)文件？
投標(biāo)最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)就是投標(biāo)文件的編制，在編寫出基本的架構(gòu)結(jié)構(gòu)，并保證沒有遺漏是每個投標(biāo)人的責(zé)任，怎樣編寫才能保證每章節(jié)里面都能寫的很出彩，做到讓評標(biāo)專家眼前一亮，什么樣的方案才能出彩，讓評標(biāo)專家更愿意看你的投標(biāo)文件？
第一，目錄要細(xì)
投標(biāo)文件里面非常重要的一個點就是目錄的編寫，通常投標(biāo)文件都非常的長，而評委是不可能把每一個字都仔細(xì)的閱讀一遍的，所以他首先是要仔細(xì)的看目錄，對于目錄我們要達(dá)到的效果就是評標(biāo)專家通過目錄就能看出你這個標(biāo)書大致的內(nèi)容。我們現(xiàn)在存在的問題是很多公司的投標(biāo)文件目錄編排的過于簡單，看不出太多東西。
那么我們的目錄要細(xì)到什么程度？
目錄要求是3-4級的結(jié)構(gòu)最好，不要超過4級，不少于3級，如果你只有2級，那么內(nèi)容就過于單調(diào)，很多東西就不能在目錄上呈現(xiàn)，如果你是5級那就太詳盡了，導(dǎo)致目錄占的篇幅太長，評標(biāo)專家也不會看那么多。
所以標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)就是3-4級，而且要采取操作系統(tǒng)自帶的內(nèi)置層級結(jié)構(gòu)模式，不能一會兒大寫，一會兒小寫的自己去編排。
有些招標(biāo)文件會要求投標(biāo)文件必須按照投標(biāo)文件組成部分的順序編制，我們可以將投標(biāo)文件組成的內(nèi)容復(fù)制到新建的文檔正文部分，具體操作如下：
1.首先投標(biāo)文件新建文檔，通常第一頁為封面，不設(shè)頁眉、頁腳、頁碼，第二頁之后的目錄和正文設(shè)置頁眉、頁腳、頁碼，頁眉和頁腳的內(nèi)容可以是項目名稱、項目編號、該文件名稱（如商務(wù)文件、技術(shù)文件、報價文件、投標(biāo)文件）、公司名稱等。
2.復(fù)制投標(biāo)文件組成內(nèi)容到正文的位置，全選投標(biāo)文件組成內(nèi)容并清除格式，每一項內(nèi)容后面按回車鍵留空幾行，稍微調(diào)整內(nèi)容作為投標(biāo)文件標(biāo)題，然后編制序號。
3.按照標(biāo)題，將投標(biāo)文件格式內(nèi)容分別復(fù)制到對應(yīng)的標(biāo)題下面。全選正文內(nèi)容，統(tǒng)一設(shè)置內(nèi)容字體、字號、行距。
4.第一項標(biāo)題設(shè)置為一級標(biāo)題，調(diào)整字號、行距等。選中設(shè)置好的第一項標(biāo)題，點擊“格式刷”，將第二項標(biāo)題刷一遍，此時第二項標(biāo)題為選中狀態(tài)，點擊“格式刷”，將第三項標(biāo)題刷一遍，如此重復(fù)操作，統(tǒng)一設(shè)置一級標(biāo)題。
第二，篇幅要多
投標(biāo)文件一定不能讓別人覺得太單薄，尤其是投標(biāo)文件里面的技術(shù)部分，有的公司商務(wù)部分比較長，合同案例和資質(zhì)證書也放的很多，最后投標(biāo)文件顯得很厚，但是技術(shù)部分三五頁就沒了，這個比例就會特別不協(xié)調(diào)。
所以商務(wù)部分一般問題不是很大，到技術(shù)部分就要把篇幅盡可能的拉長，長到什么程度？一句話：至少比你的競爭對手寫的要長一些。傳統(tǒng)的投標(biāo)非常直觀，可以看出是一份厚厚的投標(biāo)文件還是一份薄薄的投標(biāo)文件，你可以想象，當(dāng)絕大部分投標(biāo)人的頁碼都在500頁以上，而你的公司才50頁不到，那么評標(biāo)專家只是看下篇幅就會給你打差評，所以我們要把篇幅盡可能的寫長一點。
第三，標(biāo)題要多
標(biāo)題與篇幅長度有關(guān)，篇幅越長，標(biāo)題自然就多，當(dāng)然要注意的一點是哪怕你篇幅寫的不是很長，標(biāo)題也要多。因為評標(biāo)專家看標(biāo)題的概率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于看正文，換句話說標(biāo)題他可能都瀏覽到了，但正文不一定能瀏覽到。投標(biāo)文件一般包含三部分內(nèi)容：報價文件、商務(wù)文件、技術(shù)文件各部分內(nèi)容根據(jù)招標(biāo)人不同，具體內(nèi)容會有不同的要求。但是一般說來，報價文件內(nèi)容一般有：報價函（投標(biāo)函）、報價匯總表、分項報價表；商務(wù)文件一般要求提供的內(nèi)容包含：投標(biāo)人簡介、投標(biāo)人資質(zhì)、投標(biāo)人質(zhì)量服務(wù)承諾、投標(biāo)人榮譽(yù)證書、其他招標(biāo)人要求提供的資料；技術(shù)文件一般要求提供的內(nèi)容包含：投標(biāo)人技術(shù)服務(wù)方案、產(chǎn)品資質(zhì)、檢測報告、原材料廠家資質(zhì)、企業(yè)管理制度、企業(yè)廠房資料、生產(chǎn)設(shè)備、檢測設(shè)備、業(yè)績、人員、其他招標(biāo)人要求提供的資料等。
第四，圖文并茂
簡單來說就是你在描述這件事情的時候能夠用圖片說明的，一定要用圖片說明。
為什么？圖片更直觀，更何況還能幫助你解決篇幅寫不長的問題，所以無論是工程項目、服務(wù)類項目，還是貨物類項目都需要圖片。
招標(biāo)人要求了那自然不用說，招標(biāo)者沒有要求不允許放圖片，那我們就一定要放圖片，而且還要放好圖片，高清圖片。現(xiàn)在電子標(biāo)帶來的一個變化就是我們評標(biāo)專家不用看復(fù)印下來的黑白圖片，所有的評標(biāo)專家他面前呈現(xiàn)的全是彩色，這個時候你盡量用高清的圖片讓他能夠做到賞心悅目，所以多放圖片也是寫好投標(biāo)文件的一個技巧。
當(dāng)然要提醒一點，一頁紙上面圖片不宜太多，除了商務(wù)上的一些基本資質(zhì)案例必須是一張投標(biāo)文件放一個圖片，比方說你的營業(yè)執(zhí)照或是各種資質(zhì)等等，必須是放一頁紙上，但在技術(shù)部分我的推薦是一張紙上放兩張圖片。
圖片放好后一定要配文字說明，要與你反映的主題和正在描述的東西保持一致，如果你放了很多圖片但是沒有說明，那評標(biāo)專家就不知道這圖片是干什么的，這也是我們特別容易犯的錯誤。
第五，亮點醒目
首先，要將獨特的優(yōu)勢集中展示出來。
一份投標(biāo)文件里面會有很多地方在講你公司、商務(wù)、技術(shù)的情況，包括在技術(shù)方案上有什么獨特的解決方案，在施工上自己的一套辦法，在設(shè)備上有些什么特殊的功能等等。不要為難評標(biāo)專家，一份投標(biāo)文件有幾百頁紙那么長，有的上千頁紙，而這些具體體現(xiàn)的東西卻分布在投標(biāo)文件不同的地方，到哪去找？在一頁紙上你可以畫一個表格，放在最醒目的地方，我們公司在應(yīng)答本次招標(biāo)獨特的優(yōu)勢亮點的匯總表。
招標(biāo)文件里沒有過提這個要求，我能自己主動的放一個嗎？
當(dāng)然可以。招標(biāo)文件有要求那更不用說，你得好好編排。
其次，放對位置，我跟大家建議的位置就是目錄頁后面。如果針對技術(shù)部分還有一些單獨的內(nèi)容就放到技術(shù)部分的目錄頁后面，也會有的人說不好放。我覺得實在放不了，你也可以把它放到全文的最后，也容易引起評標(biāo)專家的注意。
再次，簡潔鮮明。
最后，反復(fù)強(qiáng)調(diào)。
投標(biāo)文件的優(yōu)勢亮點不一定在一個地方寫，你可以在多個地方寫，在整個頭文件前面集中編排后也不影響你在每個章節(jié)前面把這一章的內(nèi)容再展示一下。所以反復(fù)強(qiáng)調(diào)也是提高評標(biāo)專家關(guān)注的概率，讓他有可能不會遺漏掉它，兩次以上的看到。
參加招投標(biāo)項目，對于投標(biāo)單位來說，首先需要學(xué)會規(guī)范的制作投標(biāo)書。
根據(jù)招標(biāo)文件的要求和條件，列出投標(biāo)書目錄是第一步。
如招標(biāo)文件有所要求，則嚴(yán)格按照招標(biāo)書要求進(jìn)行編排標(biāo)書的內(nèi)容順序，不允許脫離招標(biāo)文件根據(jù)自己的意圖去編排標(biāo)書內(nèi)容。若沒有要求，方可自行編排。
一、根據(jù)招標(biāo)文件中的“投標(biāo)書的組成”，直接復(fù)制粘貼搭建最基本的目錄“框架”，其先后順序按照招標(biāo)文件要求不允許變動。沒有 “投標(biāo)書的組成”的招標(biāo)文件，需要根據(jù)招標(biāo)文件提供的投標(biāo)書格式及自己的以往的投標(biāo)經(jīng)驗來編排目錄。
二、根據(jù)招標(biāo)文件中的商務(wù)要求、技術(shù)要求等進(jìn)一步豐富標(biāo)書目錄。
三、根據(jù)評分依據(jù)中的評分細(xì)則，對標(biāo)書的目錄再一次的豐富和優(yōu)化，這也是便于評委在評標(biāo)的時候能從標(biāo)書目錄中快速找到相對應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行評分的依據(jù)。
一、投標(biāo)須知中的“投標(biāo)文件構(gòu)成”
這里的格式給的很簡單，只是最基本的，如果文件只按這個做的話基本上是很多分會拿不到的。因為專家評分會去根據(jù)評分表去找每一項評分對應(yīng)的點，有的項目會做1000多頁，如果沒有分多級標(biāo)題，那評標(biāo)專家想找到都難，所以要保證每一項評分都單獨的設(shè)置大綱級別，這樣才能直觀地展現(xiàn)到目錄中去。
二、投標(biāo)文件格式
通過對比，相信您會發(fā)現(xiàn)，這兩處要求有不一致的地方，這樣的情況應(yīng)該怎么處理呢，就是合二為一。多了沒壞處，不會有專家因為你多了一個章節(jié)而廢你標(biāo)，尤其多出來的還是招標(biāo)文件給出的格式。上述這些，只是小兒科，相信做過投標(biāo)的朋友們都會做。就不再贅述。后邊會有完整的目錄截圖給大家對照。
三、投標(biāo)文件的評分項，這個是目錄的隱藏要求，也是投標(biāo)文件的重點和難點
先看前三項評分
第一項好說，大不了搞個招標(biāo)需求點對點應(yīng)答，然后在方案中再稍微修改放一遍。第二、三項評分可以說是對投標(biāo)新手十分不友好了，難度指數(shù)五顆星!!估計當(dāng)時投這個項目的朋友都要吐血了。每一項都是一項方案，而且只要卻一小項，整個大項就不得分，缺一不可。稍微不注意就掉進(jìn)坑里了。那咱們要做的就是：每一個大項單獨列二級標(biāo)題，大項里每一個頓號單獨列三級標(biāo)題，需要詳細(xì)闡述的可列四級標(biāo)題甚至五級標(biāo)題。
下邊第四條是人員評分
同樣每一條都很苛刻，每個崗位都是證書、社保還要查驗原件，一般的小公司成立都沒5年，第一小項就撲街了。其他的都類似，就不再贅述。
第六條是突發(fā)事件處理方案打分
突發(fā)事件這一項又是這么多頓號，每個頓號每個標(biāo)題，不過當(dāng)時這個客戶強(qiáng)硬要求，不要分那么多項讓把臺風(fēng)、暴雨、雪災(zāi)、防雷等做到一起了。按我的思路還是會再細(xì)分。
看的暈乎乎吧，本來應(yīng)該附上投標(biāo)文件目錄，大家看的會更清楚一些。
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